先盘点资料，不急着上传

把现有资料按对象、项目、批次、附件和临时文件分类，找出真正的正式位置。重复文件先记录关系，不要在尚未确认时批量删除。

盘点还要包含共享链接、自动同步目录和离线设备。只检查服务器文件夹，会遗漏仍持有旧版本的终端。

建立名称对应与来源关系

旧系统中的简称、临时编号和重复名称需要对应表。无法确认是否相同的对象先保持分离，等待原始记录证明后再合并。

附件应关联到实际对象或批次，而不是只按年份搬入文件夹。迁移完成后，读者应能从附件回到产生它的方法和输入。

权限从最低必要范围开始

先按角色分配读取、编辑、审核和管理权限，再逐步增加例外。直接复制旧平台所有权限，容易把已经过期的成员和共享链接一起带入新系统。

迁移窗口内应明确谁负责冻结旧资料、谁核对数量、谁确认关键对象。责任分散会让两边同时继续修改，最终无法判断哪个版本正式。

验收要比较内容与关系

文件数量相同不代表迁移成功。应抽查对象关系、版本历史、时间、权限和附件是否仍能正确打开，并用真实任务完成一次端到端复查。

旧平台下线前保留只读期限和回退方案。确认新系统稳定后，再按既定规则处理旧副本；不要因为迁移完成就立即删除唯一可核对的历史记录。

让方法进入日常工作

迁移结束后的第一周仍应观察成员如何查找和修改资料。若团队不断回到旧目录寻找上下文，说明迁移完成的是文件复制，而不是工作关系，需要补齐对象和版本之间的连接。